Politique de traitement des données personnelles

DONNEES PERSONNELLES

Les données utilisées ou collectées relèvent de données d’identification (nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) et de données à caractère professionnel (le poste occupé dans la société, le nom de la société, l’adresse de courrier électronique de la société, le numéro de téléphone professionnel, l’adresse professionnelle, la ville, le code postal, le pays). 

Nous collectons et traitons des données personnelles vous concernant aux fins de : 

• Gérer, traiter et suivre vos demandes d’information, d’aide, de contact et de vous apporter une réponse ;
• La mise en relation avec des commerciaux si vous remplissez le questionnaire de demande d’informations ;
• Réaliser des opérations de prospection, de communication et de sensibilisation relatives à nos produits ;
• Réaliser des études, des reportings et des statistiques ;
• Gérer vos demandes éventuelles d’exercice des droits en matière de protection des données personnelles ;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires résultant notamment de nos activités.

Les données peuvent être transmises à des prestataires et sous-traitants liés contractuellement avec SEQENS, aux seules fins énoncées ci-dessus. Elles sont conservées selon des durées correspondant aux préconisations de la CNIL ou aux obligations légales. 

Conformément à la loi « informatique et libertés » et au Règlement Général de Protection des Données personnelles (RGPD), Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données ; Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données ; Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données en utilisant les coordonnées disponibles en bas de cette page. 

OBJECTIF DE LA PROCÉDURE 

Le Groupe Seqens s’engage à mener ses activités dans le respect des lois et règlementations applicables en matière de protection des données personnelles ainsi que les règles éthiques du Groupe Seqens sur la gestion des relations internes et externes. 

Cette procédure définit les conditions dans lesquelles les salariés du Groupe Seqens et ses sous-traitants procèdent en matière de collecte, utilisation, conservation, transfert, communication et destruction de toute donnée personnelle en lien avec les activités du Groupe Seqens. 

Une donnée personnelle est toute information qui se rattache à une personne physique déterminée ou déterminable. Cette donnée personnelle doit être protégée, ce qui impose la mise en place de process stricts encadrant la gestion de cette dernière. L’organisation qui prend des décisions quant à l’utilisation faite de cette donnée est considérée comme Responsable de Traitement. Le Groupe Seqens en tant que responsable de traitement veille à la conformité de ses process en matière de traitement de données avec les règles énoncées dans la présente procédure. Le non-respect de ces règles expose le Groupe à des sanctions légales. 

L’organe de gouvernance du Groupe Seqens représenté par le Délégué à la Protection des Données Personnelles s’engage à assurer le déploiement et le respect de la présente procédure et attend que tous ses salariés et sous-traitants partagent cet engagement.  

Toute violation est susceptible d’entrainer des sanctions disciplinaires ou la mise en cause de la responsabilité de la personne ou la société qui ne respecterait par la présente procédure.

CHAMPS D’APPLICATION ET AMENDEMENT 

Cette procédure concerne les salariés et les sous-traitants du Groupe Seqens. 

Elle s’applique de manière générale à l’ensemble des sociétés du Groupe Seqens, y compris les sociétés ou établissements hors union européenne amenés à traiter, transférer ou recevoir des données à caractère personnel relatives à des activités sur le territoire de l’union Européenne. 

CADRE LÉGAL ET RÈGLEMENTATION 

La présente procédure s’inscrit dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données (RGPD) du 2016/679 du 27 avril 2016 et la Loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée. Ces textes de loi s’appliquent par défaut. 

Ils peuvent ne pas s’imposer en cas de contradiction avec les lois et règlements des pays hors de l’Union Européenne où le Groupe Seqens est amené à exercer ses activités. 

PRINCIPES DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES 

Équité et justesse

Le Groupe Seqens traite les données personnelles conformément aux principes suivants : 

• Les données personnelles sont collectées de façon loyale, licite et pour une finalité déterminée et pour les besoins des activités du responsable de traitement ; 
• Toute mesure permettant de garantir l’exactitude des données personnelles sera prise ; 
• Les données personnelles sont utilisées pour la seule finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées. Tout autre usage doit être considéré comme un nouveau traitement et faire l’objet d’une information préalable des personnes concernées ; 
• Les données personnelles sont conservées pendant une durée définie en fonction notamment des délais de prescription et/ou des durées de conservation légales ou recommandées.

Limitation d’utilisation à des objectifs bien déterminés 

Avant mise en œuvre d’un nouveau traitement de données personnelles ou modification d’un traitement existant, le projet est porté à la connaissance du correspondant local à la protection des données personnelles qui s’assurera de la conformité au RGPD du traitement envisagé. 

Les catégories de données personnelles collectées par les sociétés du Groupe Seqens sont nécessaires à leurs activités.  

Seules les données pertinentes, adéquates et non excessives en regard de la finalité sont collectées. 

Pour l’essentiel, il s’agit des données relatives aux clients, aux fournisseurs, sous-traitants et aux salariés du Groupe Seqens, dans le cadre des relations contractuelles, de la gestion des Le Groupe Seqens utilise également des cookies et d’autres traceurs sur ses sites web dans le but de faciliter la navigation des utilisateurs ou à des fins statistiques. 

Transparence 

Le Groupe Seqens collecte les données personnelles soit directement auprès des personnes concernées, soit à la suite de l’utilisation de produits ou services. 

Le Groupe Seqens est également susceptible d’être destinataire de données qui ont été collectées auprès des personnes concernées par un tiers. 

Seules sont collectées les données pertinentes et strictement nécessaires à la finalité des traitements, dans le respect du principe de proportionnalité. 

Suppression 

Le Groupe Seqens ne stocke pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Les périodes de conservation peuvent varier en fonction des catégories de données et des traitements. 

À tout moment, le Groupe Seqens traite et utilise ces données conformément à la loi et conservera les données personnelles : 

(i) uniquement le temps raisonnable requis pour atteindre les finalités énoncées, à savoir notamment pendant la durée nécessaire pour répondre à toute demande de la part de la personne concernée,  

(ii) aussi longtemps que les contraintes opérationnelles, réglementaires et légales l’exigent notamment pour respecter les obligations de conservation de certains documents (par exemple l’obligation de conserver certains documents pendant dix ans pour respecter les obligations comptables et fiscales en France), et en fonction des délais de prescription applicables. De même, les données seront conservées afin d’assurer les droits de la défense et répondre aux demandes en justice et aux requêtes d’autorités et de régulateurs jusqu’à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu’à ce que les demandes en question soient définitivement statuées. 

En ce sens et pour se conformer à l’article 17 du RGPD, le Groupe Seqens s’engage à réponde à tout demande de suppression de données personnelles collectées dans l’un des cas suivants :  

• Lorsque les données qui font l’objet de la demande d’effacement sont utilisées en vue d’une prospection ; 
• Lorsque les données personnelles à supprimer ne répondent plus aux finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou lorsque celles-ci ont été traitées autrement par le responsable du traitement ; 
• Lorsque la personne concernée, c’est-à-dire le propriétaire des données à effacer, retire son propre consentement au traitement desdites données, et surtout, à partir du moment où aucun fondement juridique ne vient justifier le traitement. Il s’agit généralement des données à caractère sensible ;
• Dès que les données concernées font l’objet d’une utilisation ou d’un traitement illicite ; 
• Lorsqu’une obligation légale rend l’effacement des données incontournable ; 
• Lorsque la personne concernée s’est opposée au traitement de ses données et que le Groupe Seqens ne présente pas de motif valable qui le pousse à ne pas donner suite à la demande d’effacement. 

Réduction et économie des données 

Avant de traiter des données à caractère personnel, le Groupe Seqens détermine si et dans quelle mesure le traitement de données à caractère personnel est nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles sont collectées. 

Lorsque cela est possible, l’emploi de données statistiques et/ou anonymisées doit être préféré à l’usage de données personnelles. Les données personnelles ne peuvent pas être collectées en avance et stockées à des fins futures potentielles, sauf si le droit national l’exige ou le permet. 

Exactitude et mise à jour 

Les données personnelles doivent être exactes, complètes et – si nécessaire – tenues à jour. Des mesures appropriées doivent être prises pour veiller à ce que les données inexactes ou incomplètes soient supprimées, corrigées, complétées ou mise à jour. 

Confidentialité et sécurité 

Les données personnelles sont soumises au secret des données. Elles doivent être traitées comme confidentielles sur le plan personnel et protégées par des mesures organisationnelles et techniques appropriées pour empêcher l’accès non autorisé, le traitement ou la distribution illicite, ainsi que la perte, la modification ou la destruction accidentelle. 

TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES 

Des données à caractère personnel peuvent être accessibles à certains des collaborateurs ou prestataires du Groupe Seqens établis dans des pays situés hors de l’Union Européenne, sous réserve des dispositions mentionnées ci-après. Pour ces destinataires situés en-dehors de l’Union Européenne, le transfert est limité aux pays listés par la Commission Européenne comme protégeant suffisamment les données à caractère personnel ou aux destinataires respectant soit les clauses contractuelles types proposées par la CNIL soit les règles internes d’entreprise du Groupe Seqens de protection des données (BCR).  

Tout transfert de données en dehors de l’UE est préalablement soumis à la validation du DPO. 

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ 

Le Groupe Seqens met en œuvre et maintient les mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de prévenir tout accès, collecte, traitement, divulgation, copie, modification, mise à disposition non autorisée ou accidentelle ou tout autre risque similaire.  

Les mesures techniques comprennent notamment la protection des réseaux, des serveurs et des terminaux contre les atteintes externes ainsi que les tests d’intrusion et/ou de restauration. 

Les mesures organisationnelles sont basées sur l’attribution d’identifiant et de mot de passe permettant de personnaliser les accès aux données. 

Le suivi des historiques de connexion contribue à la détection d’accès illicites. 

Le Groupe Seqens alertera l’autorité compétente, et si nécessaire les personnes concernées, en cas d’atteintes à des données personnelles. 

MISES À JOUR DE LA POLITIQUE SEQENS 

La présente procédure est susceptible d’être mise à jour afin de refléter les changements dans la gestion des données personnelles par le Groupe Seqens. Tout changement majeur fera l’objet d’une communication interne. 

La version en vigueur est celle figurant sur le site intranet du Groupe Seqens. 

DATA PROTECTION BY DESIGN 

Le Groupe Seqens veille au respect de la protection de la vie privée. A ce titre, il s’assure de la conformité au RGPD de l’ensemble de ses projets dès les premières étapes de leur conception.  

Pour s’assurer que toutes les exigences en matière de protection des données sont identifiées et prises en compte lors de la conception de nouveaux systèmes ou processus et/ou lors de la revue des systèmes ou processus existants, le RGPD doit être impliqué et faire partie de l’équipe projet lorsque ce dernier concerne un système ou processus ayant directement ou indirectement un lien avec ou un impact sur le traitement de données personnelles. 

RESPECT DES DROITS DES PERSONNES 

Chaque personne dont le Groupe Seqens détient des données personnelles dispose des droits ci-après définis concernant la collecte et le traitement de ses données personnelles. Ces droits peuvent s’exercer dans certaines circonstances : 

• Droit d’accès à ses données personnelles et notamment droit d’obtenir des informations concernant le traitement de ces données ; 
• Droit d’obtenir la rectification des données personnelles ; Il est en effet important que les données personnelles détenues par le Groupe Seqens soient à jour. 
• Droit d’obtenir l’effacement des données personnelles ;  
• Droit d’obtenir la limitation du traitement des données personnelles ;  
• Droit à la portabilité des données personnelles ;  
• Droit d’opposition au traitement de ses données personnelles (notamment en cas de traitement desdites données à des fins de prospection). 

L’exercice de ces droits est gratuit. Il ne peut être exigé aucun frais à ce titre. Toutefois, le Groupe Seqens pourrait facturer des frais raisonnables si l’exercice de ces droits d’accès était clairement infondé ou excessif. Alternativement, le Groupe Seqens pourra le cas échéant, refuser une telle demande. 

Pour exercer ces droits, les personnes concernées peuvent adresser leur demande :

Soit par mail à privacy@seqens.com

Soit par courrier à :

SEQENS

Délégué à la protection des données personnelles

21 chemin de la Sauvegarde

“21 Ecully Parc”

CS 33167

69134 ECULLY Cedex

Chaque personne dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autorité de contrôle compétente.